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TODOリストはもう要らない? Sorted³という革新的なタスク・カレンダー管理ツールに出会った話。

この記事は、iOS(iPhone,iPad)またはMacOS(MacBook,iMacなど)を利用されている方向けの記事になっています。Sorted³はWindowsやAndroid端末に対応していませんのでご注意ください。

目次

これまではカレンダーとタスクを融合できていなかった。

今や多くの人が紙の手帳ではなくカレンダーソフトを利用している時代。私も例外なくGoogleカレンダーと、Omnifocus(GTD、タスク管理アプリ)を利用していました。 Googleカレンダーに記載する項目は、歯医者の予定やミーティングなど、主に他人と関わり、時間が指定されるもの

Omnifocusで管理する項目は、毎月やらなければならないタスク(月次報告書の作成など)や勉強のスケジュールなどの継続性のあるもの。そして、単発タスクだけど他人に迷惑をかけず、自分の都合でいつやっても良いものが主になります。

Omnifocus にカレンダーを表示して対応していたが…

私がOmnifocusにメリットを感じていた理由のひとつは、アプリ内でカレンダーを表示できるからです。Omnifocusで管理するタスクとカレンダーを両方表示することで、擬似的に「カレンダー」と「タスク」を融合していたのが、今までの私のやり方でした。

このやり方だと、タスクを結局いつやったらいいのか分からないですよね? 多くの場合「他人を巻き込む」カレンダーの予定はタスクよりも優先されるはず。つまり、

【優先順位】カレンダー > タスク

となります。ですが、omnifocusはタスクが目立って表示されるので、頭の中で再整理する必要がありました。

Sorted³は、1日の予定を「ソート」してくれる

そこで出会ったのがSorted³、ソーテッド3。ソーテッドスリー?です。 まあ、名前の通りなのですが、ソート、つまり「データを一定の基準に従って並べかえ」てくれるアプリです。

「オートスケジュール」ボタンでタスクを一発ソート。

文字で説明するよりキャプチャを見てもらったほうが早いと思いますが、一応説明します。

Sorted³にはタスクを入力するんですが、その際に「タスク処理にかかる時間」を入力しておくんですね。

で、Sorted³にはiOSのデフォルトカレンダーやGoogleカレンダーなど、いつも使っているカレンダーを連携しておきます。

そうすると、Sorted³の画面にはタスクとカレンダーの両方がごっちゃに表示された状態に。そこで、「オートスケジュール」ボタンを押下すると1日の予定が勝手に出来上がる、というわけです。もちろんカレンダーのスケジュールが優先された状態で。

リスケも簡単に。

たとえば、いま私は「ブログを更新したい!」と思い立ちこの記事を書いているのですが、30分の「ブログ更新」というタスクを入れて、「オートスケジュール」ボタンを押せば、ほら簡単!すぐにリスケされた予定表が完成しました。

カレンダー上の予定(17時~21時)は不動。他のタスクの処理日時がズレていく仕組みです。

あれ?14時45分~17時の間、なにもしてない??

↑上の3枚目のタイムラインを見てもらえればわかると思いますが、スケジュール上、私は14時45分~17時の間、何もしていないことになっていますよね? はい。なぜなら「第七章」の次のタスク「第八章」が2時間45分のタスクなので、14時45分~17時の間(2時間15分)では処理できないんです。 なので、タスクの順序を入れ替えましょう。

2時間45分かかる「第八章」ではなく、2時間で終わる「第九章」を先に持ってきます。そして「オートスケジュール」ボタンを押す。そうすれば、夕方5時までに「第七章」「第九章」を終えるスケジュールを作りあげることができます。

このようにして1日のスケジュールを「カレンダーの予定を優先して」リスケすることが可能です。 結局のところ、スケジュール管理って、自分の時間をどれだけ見直して無駄なことに使わず有益に1日を過ごすか、それに尽きるんですよね。

無駄な時間を減らそう、という意識付けをしやすいツールであれば、ぶっちゃけ何を使ってもいいような気がします。Sorted³はリスケが楽なので、「予定立てたけど、守れなそうだからもういいや…」とならないのが素敵なポイントです。

アプリを開きっぱなしにしても、勝手に更新される!!

Sorted³の強みは、1日のスケジュールを「ソート」して立ててくれること。1日を有効活用するためにはとても有用なソフトで、使い方としては「タスクシュート」寄りかな、という印象です。

これはどのタスク管理ソフトにも言えることなのですが、

遠藤

アプリ開くの忘れて、タスク忘れてた!

だと意味ないんですよ。

スマホだけにこのアプリを入れてると、多忙すぎてアプリ開かずに1日終わっちゃった、なんてことも。私は、自宅と職場の机にお古のiPadを一台ずつ設置。Sorted³を24時間、表示しっぱなしにして置いています

lifehackerでも紹介されていたんですね!

何が便利って、アプリをいちいち開き直さなくてもタスク追加・完了が同期されるので、iPadがまるでカレンダーのように使えてしまうってことなんです。

入力は手元のiPhoneかMacBookからが多いですね。たまに机のiPadから入力することもあります。

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この記事を書いた人

遠藤 諒のアバター 遠藤 諒 行政書士

【遠藤行政書士・街づくり支援事務所】の行政書士です。仕事を通じて「地域を誇りに思える街づくり」に携わっていきます。

建設業許可・産業廃棄物収集運搬業許可、各種補助金申請、街づくり関係(NPO設立、運営相談)を主な守備範囲としています。

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